職場でデスクが汚れている人って必ずいますよね。
書類の山、空のペットボトル、ひどい人はティッシュが散乱、いったいどういう思考をしているのでしょう。
当の本人は気にもせず日常を送るものですから、こちらが気になって疲弊してしまいますよね。
どうして「ゴミ屋敷」ならぬ「ゴミデスク」で平気なのでしょう？
この記事をみると「整理整頓」ができない人の心理と特徴がわかります。
また、「整理整頓」ができない人は「仕事ができない」についても解説します。
もし、「整理整頓」できない人が「天才」であればそっとしておくほうが良いでしょう。
身近に「天才」はいますか？
藤井聡太さん、国際数学オリンピック銀メダルを獲得した方、東京大学出身でもいいです。
いませんよね？だいたいの人は一般人です。特別な能力がないのであれば「整理整頓」で効率を上げるほうが必ず有効になります。
「整理整頓」を行うと３つの効果が得られます。
- モノを探す時間が短縮、作業効率が良くなり、生産性が向上する
- ストレスが軽減、集中力がアップする
- 事故を未然に防ぎ、安全性が向上する
それでは解説していきます！
整理整頓とは
「整理」「整頓」の言葉にはそれぞれ意味があります。
整理
乱雑な状態から要るもの、要らないモノを分別し、処分すること。
目的は、モノを減らすこと。
整頓
必要なモノを近くで、使いやすい場所にきちんと置く、カテゴリー別に分ける。
目的は、良く使うモノを、パッと取り出せるようにすること。
家庭での「整理整頓」と会社での「整理整頓」は別と考えたほうが良いです！
「整理」で不要なモノを減らし、「整頓」で使いやすいすることで
【モノを探す時間が短縮、作業効率が良くなり、生産性が向上する】効果が得られます。
ビジネスパーソンは、年間約150時間。
勤務中に「探し物」をしているそうです。
デスクが汚い人は仕事ができない
なぜ、デスクが汚いと「仕事ができないと」判断されるのでしょうか
大きな理由が２つあります
- 机は、散らかっているだけで認知機能に悪影響を及ぼし、集中力を低下させる
- デスクが綺麗だと「もっと仕事ができる」から
散らかっているだけで集中力を低下させる
DIAMOND ハーバード・ビジネス・レビューでは、デスクが散らかっていると集中力や生産性が低下するという研究結果が紹介されています
プリンストン大学神経科学研究所の科学者たちは、機能的磁気共鳴画像（fMRI）などの手法を用いて、人の脳が秩序を好むこと、そして無秩序な状態が常に目に入り続けると、認知資源が枯渇して集中力が低下することを明らかにしている。また、彼らの実験結果によれば、散らかった作業環境を整理した場合は、集中力と情報処理能力が改善し、仕事の生産性が高まった。
引用元：デスクが散らかっていると集中力も生産性も低下する 書類を積み上げたくなる誘惑に打ち勝つ方法 | 戦略｜DIAMOND ハーバード・ビジネス・レビュー
会社のデスクは個人の所有物ではない、正常な大人であればきれいに使用するのは当然。
子供のころから言われている「お片付け」、散らかっていることを指摘されても、自分の都合のよい解釈をしてしまう。
このようなタイプは規律を守る意識が薄い、正常な判断ができなくなり、集中力が低下する。
もっと仕事ができる
立正大学心理学部名誉教授・対人心理学者、さいとういさむ先生はこう言ってます。
机周りが汚い人は「自己愛が強い」傾向もあるのだとか。この場合の自己愛とは、「自分のことには一生懸命だけど、周りのことはあまり気にしない」という意味で、つまりオフィスで一緒に働く相手の立場をあまり考えないことにつながります。さらに、周りからも「あの人はずぼら」などといった印象を持たれてしまうため、机が汚い人は結果的に、仕事と人間関係がうまくいかないことになってしまうのです。
引用元：心理学者に聞いた！机周りが汚い人の4つの特徴と解決法｜WORK STYLE MAG ｜スキャナー｜製品情報｜エプソン
机が汚いので「モノを探す時間」で効率が悪い。
頭の中と机の上の汚さは比例している。
机が汚い人は、頭の中が「ぐちゃぐちゃ」で仕事が雑、優先順位の判断もできない。
デスクが汚いと、業務の効率も悪く、低品質な仕事をすることになる。
デスクが汚い人の特徴は「性格に難有り」
デスクが汚い人は「性格に難有り」です。
言い方を変えると「自分の考えが一番正しい」と考えています。
特徴が２つあります。
- 自己愛が強いため自己中心的な思考をしてしまう
- 周囲のことを考えてないので人間関係が良くない
自己中心的な思考
デスクが汚い人は「自己愛が強い」傾向があります。
ここでの自己愛とは「自分のことには一生懸命だけど、周りのことはあまり気にしない」です。
他には「どうせ」「いや」など否定的な言動をしがちな所があります。
私の会社では、デスクが汚い人はポジティブな発言はありません、常に否定的な言動で評論家のような振る舞いをしています。
「デスクをなんできれいにしないといけないの？」と、堂々と発言しています。
人間関係が良好でない
多くの人が集まって仕事をするオフィスで机を汚くしていたら、いくら結果を出していても、反感を買うだけ。
周囲のことを考えてないので人間関係が良好なわけがありません。
相手の立場に寄り添った発言ができないのも特徴です。
デスクが汚い人を片づけさせる方法はルールを設ける
デスクが汚い人を片づけさせる方法は基本的にはありません。
ルールなど強制的な行動が必要になります。
自由にさせることでは絶対に解決しません。その場しのぎで終わります。
「ルールを作れる人・変えれる人」の協力や「前向きに取り組む姿勢」、本人のやる気が必要になります。
ルールを作れる人に協力してもらう
デスクがをきれいにさせる効果的な方法は３つ。
- 帰宅時間前に片づける習慣をつける
- ルールを設ける
- ペーパーレス化職場にする
帰宅時間前に片づける習慣をつける
「ドイツ人の働き方」という本を参考にしてます。
ドイツの職場ではデスクはキレイな状態が当たり前です。
片づけてから帰るという習慣が身についているからだそうです。
ルールを設ける
職場にローカルルールを設定すると強烈に良くなります。
スケジュールに組み込まれるので効果は抜群！
月に1回、週に1回、強制的に「整理整頓」タイムを設けるのです。
例：水曜日の16時は全員デスクの「点検・整理整頓」を行う。
ペーパーレス化職場にする
デスクが汚い原因は、「紙」であることが大半です。
キレイな状態を保ちつつ、書類をいつでも引き出せるような状態にしなければ、いくらカテゴリー別に「紙」を分類しても、元に戻ってしまいます。
大量のデーターをコンパクトにするには、必要なデーターはスキャナーで取り込み、いつでも確認できるように保存しておく。
職場を整然な状態に保つにはデバイスとデーターの活用が最適解。
本人の前向きに取り組む姿勢
取組み姿勢がある人には片づけるノウハウを伝える
- いらないものは捨てる
- しまう場所を決める
- 「片づけられない脳」を「片づけ脳」になるようにトレーニングする
いらないものは捨てる
片づけの鉄則ランキングがあるとすれば、「いらないものは捨てる」これが1位に挙げられます。
「不要なモノを捨てる」のは難しいですよね！
「捨てる」「捨てない」の判断の連続、片付かない人はこの判断が苦手なのです！
判断のコツが２つあります
- ときめかないものは捨てる
- 「捨てる」「捨てない」「保留」に分ける
例えば書類が散乱しているデスクだとします。
まず、全ての書類を出して「捨てる」「捨てない」「保留」の３つに分けます。
1週間毎に、「保留」を再点検しましょう。
1か月後、残った「保留」の書類は全て捨てましょう。もうその書類に出番はなさそうです。
しまう場所を決める
最初に、使う頻度の高いものランキングを作りましょう！
「毎日使う」、「毎週使う」、「年一回使う」など出番の多さを調べます。
これでデスクのどの辺りに置けばいいか決まりました！
- 出番が多いモノを近くの引き出しに置く
- 出番が少ないモノはロッカーに入れる
次に、「置き場所」モノの住所を決めましょう！
- 使ったモノは必ずもとに戻す
- データー化できるものは全てパソコンに保存する
最後は、習慣化できるように継続しましょう！
- 帰宅前にデスクを片づける
- 定期的に必要なモノ、不要なモノを見直す
「片づけられない脳」を「片づけ脳」になるようにトレーニングする
「片づけたいけど」「片づけられない」この悩みを持つ人の中には、脳のせいであることもあるそうです。
まずは、自分の弱い部分を知りましょう！
【視覚系】
デスクが散らかっているのに散らかっているように見えない、脳が散らかってないと認識する。
【理解系】
散らかっているのは分かるが、片づける必要があるのか分からないので実行できない。
【運動系】
めんどくさくて体が動かない。
脳をトレーニングすることで片づけが得意になるようです。
- 【視覚系】他の人のデスクをよく見るようにしましょう！
- 【理解系】整理整頓のブログや本を見ましょう！
- 【運動系】業務の中に片づけタイムを組み込みましょう！
まとめ
デスクが汚い人は「仕事ができない」と言われる理由
- 机は、散らかっているだけで認知機能に悪影響を及ぼし、集中力を低下させる
- デスクが綺麗だと「もっと仕事ができる」から
デスクが汚い人の特徴は「性格に難有り」と言われる理由
- 自己愛が強いため自己中心的な思考をしてしまう
- 周囲のことを考えてないので人間関係が良くない
デスクが汚い人を片づけさせる方法はルールを設ける
ルールを作れる人に協力してもらう！
- 帰宅時間前に片づける習慣をつける
- ルールを設ける
- ペーパーレス化職場にする
取組み姿勢がある人にはノウハウを伝える！
- いらないものは捨てる
- しまう場所を決める
- 「片づけられない脳」を「片づけ脳」になるようにトレーニングする
デスクが汚れは心の乱れ、職場全体の雰囲気が悪くなってしまいます。
全員がデスクをキレイにするだけで職場の雰囲気は良くなり、作業の効率もアップします！
「毎週デスク清掃」をルール化する価値は十分あると確信してます！
終わり！
